「あー忙しい」「時間が無い」を口癖のように言っている人、いませんか？ 職場の周りを少し見渡せば、そのような人、いると思います。私も、昔、自分は時間が無いと思っていた側ですので、そのような人の感覚が分かります。いつも、やらねばならないことに追われているようにしていました。今回は、時間が無いと嘆いている方に、その問題を解決する方法をご案内致します。
本当に時間がないのか
常日頃から「自分は時間が無い」と思っている人は、本当に時間が無いのでしょうか。先日、霞が関の官僚の人が、「夜の10時に翌日午前の答弁で使うための想定問答を作るように指示を受けるので、徹夜して問答集を作成することがある」という報道を見ました。このように、本当に忙しい、時間が無い人は存在するとは思うのですが、それはごく一部の人のみ。多くの人はこんなに忙しい、時間が無いということはないのです。「時間が無い」は思い込みです。私が昔忙しいと感じていた感覚で言うと、「時間が無いマント」を羽織っていて、自分は時間が無いと思い込んでいるという感じです。
時間を効率的に使う工夫をする
時間が無いと思う人の多くは、作業をする際に、時間を効率的に使う観点が不足しているケースが多いです。ほとんどがこの背景によるものです。当時、私は、時間を効率的に使うために、どうすればよいか、関連する本を何冊も読み漁りました。取り入れると良いと考えたものを実践して、続けていくうちに、時間を効率的に使えるようになっていたのです。気づくと「時間が無いマント」は消えていました。
時間がないを解決する方法
① １日のスケジュールを洗い出す
ただ漫然と次々に仕事を進めるのではなく、予め1日にすべきことを洗い出して、項目に書き出します。補足として、進行順番に並び変えて、記すこと。
そして、完了したタスクは線を引いて、終わった印をつけます。
このことで、現在、1日のうちに全体のどれくらいの進行具合であるかを把握することができます。その項目だけやれば良いので、余分に神経を使うことが無くなります。
② 優先順位が高いものから
優先順位の高いものから取り組んで、その作業に集中することが大事です。たくさんタスクを抱えていると、優先順位が低いものまで気に囚われて「私は忙しい」と焦ってしまいがちです。優先順位が高いものを取り組んで、集中します。
③ 集中できる時間帯を最大限に活用する
人間の集中力は長い時間は持ちません。数十分から数時間とも言われています。1日なんてとても。。そして、集中力は、時間を経過するごとに落ちていきます。つまり、朝起きてから午前中が集中力が高い時間帯なのです。①のスケジューリングの際に、集中力を要するタスクは、午前中までに組み込むようにします。企画を考えたり、論理的思考を要する仕事などがこれに当たります。反対に、メールチェックや単純作業などは、午後や夕方に充てます。水を汲むような仕事は午前にすることを極力さけましょう。
④ 作業時間を設定する
作業する時間を、予め設定して、その時間に終わるように進めます。時間意識を持っていないと、ダラダラ時間を使ってしまいがちになりますが、「この作業は〇〇分間で終わらせる」と決めることで、時間を効率的に使うことが可能になります。
⑤ 他の人に任せる
全て、自分でやらなければならないと固定観念に囚われている人は少なくありません。優先順位が低いもので他の人に任せることが可能な作業は、他の人に任せましょう。
⑥ 完璧主義をやめる
優先順位が高い低いに関わらず、細部にまでこだわり過ぎて、時間を費やしている人も多いです。優先順位が低いものについては、クオリティを下げて良いと割り切りましょう。完璧主義を取り払いうのです。
⑦ 課題が無いか振り返る
上に述べたことはどれも重要なのですが、これが一番かもしれません。それは、「1日を振り返りましょう」ということです。時間が無いと連日感じているひとは、絶対やってみてください。1日が終わる時、寝る前でも、帰宅途中でも構いません。その日のタスクの進め方に改善すべき点が無いか、スケジューリングに課題が無いかなど、問題点を洗い出し、改善策を考えます。そして、翌日以降に活かしていく。この繰り返しによって、時間の使い方が上手くなっていきます。
以上のように、「時間が無い」を解決する方法をお伝えしました。①から⑦の全てではなくとも、いくつか取り入れて実践してみてください。きっと、「時間が無いマント」が消えていることに気づくと思います。
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