日々仕事をしていて、「時間が無い」と思われている人は少なくないのではないでしょうか。「時間が無い」と口癖になっているような人も。。私の周りにもいました。しかし、本当に時間が足りていないのでしょうか？仕事の時間管理はとても重要で、自らを助けますので、時間が無いと思う人は参考になる内容です。ぜひ参考にしてみてください。
時間が無いというのは思い込み
私の周りに時間が無いといつも愚痴を言う人がいて、様子を見てみると、問題点が多く見受けられました。予めタスクをリストアップすることなく、いきあたりばったりでこなしている。重要かつ緊急ではないメールのやりとりを朝一で処理している。。など
その様子をみて「時間が無いというのは、思い込みなのだ」と思いました。
時間をうまく使うためには、必要な考え方を理解して実践することです。能力は必要としませんので誰にでも実現可能なのです。実際にすべきことを次に記していきます。
やらねばならないことを予めリストアップする
やるべきことを着手すべき順番に並べます。その際に、緊急性の高いものは早めに手を付けるようにします。
漏れが無いかを確認したら、あとは、そのリスト通りにタスクを進行させます。
このように進めることで、リストにあるものを粛々とこなしていけば問題はないという安心感から、集中して作業することができます。
難しいタスクは集中できる時間帯に充てる
人間の脳は一日に集中できる時間が限られています。
多くの人は7～8時間からそれ以上という時間ものあいだ、勤務していると思いますが、7時間も集中することはできません。
出来る人は超人です。集中できる時間はせいぜい3～4時間程度でしょう。その性質を理解して、時間配分する必要があります。そして更に、集中できる時間帯も注視する必要があります。
脳は時間の経過とともに疲れてくるため、午後から夕方は集中力が落ちてきます。
朝から午前中が集中できる時間帯です。この時間帯には集中力を必要とする仕事を充てましょう。
・企画の立案
・重要な文書の作成
・生じている問題への対処策検討
・論理性を必要とするもの
集中力を要さない作業は、午後から夕方にかけて行います。
・単なるメールの返信
・慣れている作業
・領収証の整理のような単純作業
・定例の会議（そもそも定例の会議が必要かという議論もあります。。）
このような作業は、午前中に手を付けないように習慣づけます。
重要でボリュームのあるタスクについて
例えば、重要案件の提案書づくりのような、重要で日数を要するタスクについて、締め切り目前の数日で徹夜をする人をみかけることがあります。
このようなタスクは、指令を受け次第スケジュールを検討して、その日に着手を開始しましょう。重い案件は、「あー嫌だな」と頭から避けたくなります。そして、数日何も手を付けないということも。。そのため、すぐに着手するのです。初日はほんの少しでも構いません。毎日、負担になり過ぎない程度に、仕事を配分します。子供の頃の夏休みの宿題で言えば、8/30～8/31で慌てて突貫工事するのではなく、夏休み初日から少しずつ進めるということです。
私は、15年くらい前に、立場が管理する側に上がり、仕事の幅と量が増えて、時間が足りないと苦しみました。解決するために方法を模索していたときに、時間の管理の方法について記した本に出会い、書いていることを素直に実践することで、時間をうまく使うことができるようになっています。本の題名は忘れてしまったのですが、その本に感謝しています。
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