作業が完了して、やれやれと休憩に出て、席に戻ってみると、次は何をするのだったか。。と考える。。少しして「そうだ〇〇をする予定だった」と思い出して、作業に取り掛かる。このような経験ありませんか？ 私は日常的にありまして、その数は数えきれません。そして、次第に、この一連の行為は、時間をとても無駄にしていて、更に、思い出すために脳に余分な負荷をかけているのではないかと考えるようになりました。
そこで、この問題を解消するために、状況に応じて様々な方法を試みました。今では「何をするのだったか」という無駄な機会を大幅に減らすことができています。以下に、私が実践して効果が得られた方法をご案内いたします。
完了のタイミングで離席しない
離席するときは、次のアクションをあらためて考えることをせずに手を付けることができる、途中の状況で止めます。例えば、原稿を作成して発注先にメール送信する場合は、メールをほぼ完成させ、最後の定型的な文章を書く直前くらいで作業をストップして、離席します。このようにすると、戻った際に、定型的な文章を入力して、見直して、メール送信ボタンを押す。というように画面を見ただけでやるべきアクションの流れが分かります。今の流れが助走の役割を果たすため、更に次の案件について何をすべきかも、手を動かしている間に判断できるのです。この方法は、すぐに席に戻る時に役立ちます。
メモを残す
昼休憩や、会議など、戻るまでにある程度時間を要する場合に良いのは、付箋やメモに次の作業を書いて分かりやすい場所に貼る方法です。これは実際にやっているという方は多いかもしれません。
案件をデスクの真ん中に置く
作業する案件のファイルを、手を付ける順番に並べる。はじめに手を付ける工程が分かるのであれば、この方法も有効です。メモを記す手間も無くなるメリットがあります。
携帯に残す
スマートフォンのリマインダーやメモアプリに入力します。最近、私は、この方法が効果が高いと実感しています。出先から戻る途中に、次の作業を見て、ファーストタッチを認識することはもちろん、その後の展開をどうするかについて、歩きながら考えることもできるからです。とてもお勧めです。ご自身で、常々見るようにルール決めして習慣化しましょう。
タスクリストを用意する
当日のタスクを順番にリスト化しておきます。前日が理想ですが、当日の朝でも良いと思います。手帳、一枚の紙、スマートフォン、形態は問いませんが、習慣にしてしまうことが一番です。予め、一日の予定を記して、完了した作業ごとに、線を引きます。線が引かれると「やった」と小さいながらも達成感が得られます。好きな色のペンで気分を上げるもの良いでしょう。
以上、中断タイミングの手法をについて、ご説明しました。その時の状況で使い分けると良いので、ひとつだけでなく、複数を実際に試してみましょう。自分に合ったもの、納得いくものを継続して実践して頂ければと思います。
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