業務が次から次へと舞い込んできて、作業が追いつかない、そのようなときは、他のメンバーにワンポイントリリーフをお願いすることをお勧めします。
リリーフとは
ワンポイントリリーフと書き出して、今、気づいたのですが、これは、意味が分からない人もいるのかもしれませんね。Wikipediaで確認したところ、野球用語のようです。野球が大好きな私は、子供の頃から染みついている言葉なので、一般的な言葉と勘違いしておりました。申し訳ございません。ワンポイントリリーフを仕事に置き換えると、「工程の一部分だけを他の人に託してやってもらう」ということです。私はリリーフを多用します。他の人の仕事ぶりを見ていると、自分一人でやりきらなければならないと思い込んでいたり、もしくは、一部だけ頼むということの発想そのものがないのか、いつも大変そうにしていて、リリーフ要請すればいいのに、と思うことがよくあります。
委託する内容
ひとことで仕事と言っても、集中力を要する難易度の高いもの、 水を汲むような簡単なものと様々です。 まずはタスクを細分化してみましょう。その際に、時間は要するものの難しくはない作業があるはずです。例えば、数字をまとめたり、ルールに基づいてカテゴリ選別したり、グラフを作成するなどです。このように、自分ではなくてもできるものを、ほかのひとに依頼します。
方法
まず、依頼する相手の現在の状況を確認します。必ず、忙しくない時を見計らって頼みましょう。内容は、得意そうであるもの、もしくは、難しくない作業、相手の負担になる量ではないものを託します。手順を伝え、希望する納期も提示します。そして、本業が優先であり、本業に戻らねばならない時は、この依頼事を保留して構わないと優先順位を説明します。また、無理に頼むことはせず、出来そうでなければ、辞めましょう。
ワンポイントリリーフの効果
自身がやらなくてはならない仕事、難しい仕事に集中することができます。余分な作業に無意識ながらも神経を使わなくなるため、本来の仕事のクオリティーも上がります。また、頼まれた側としても、暇であれば、仕事をしたほうが楽です。暇が続けば、時間が長く感じてしまい、むしろ辛いです。「あと何時間かな」と反芻する状態は、しんどいものです。負荷がかからない程度に難しくはない作業であれば、本業の合間に、手を動かすことで、自然と時間が過ぎていきます。また、自分は役に立っているという意識も生まれるため、快いものになるのです。
感謝を伝える
要請した案件が提出された際には、感謝を忘れないこと。「手伝って頂いて、本当にありがとうございます。大変助かりました。あなたがいてくれてとても感謝しています。」の旨を心から言葉にします。 自身は、作業する時間を省くことができたのですから、簡略することなく、感謝のための時間を惜しみなく使いましょう。手伝った側も感謝の言葉を貰えたら、費やした労力や時間よりも、嬉しく思い、また手伝っても良いという理想的なサイクルが産まれるのです。
最後に
今回の内容につきまして、周りも皆忙しくて、頼むことは到底できないという出来ない職場もあるかもしれません。私の環境では可能であった為、恵まれているのかもしれません。しかし、最初からできないと決めつけている人も多いと思います。本当にできないのか検討することをお勧めします。
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