パート、アルバイト、一時的に応援に入るなど、現場担当者から指示を受けた際に、仕事がやりやすいと感じる場合と、やりにくいケースと、印象は現場ごとに様々です。私は、学生時代のアルバイトや、転職期間に就いた派遣社員として指示を受ける立場を、いくつか経験しましたので、体制が良く整っている、その反対に、実作業する側のことを全く考えられていないと思うことなど、現場ごとに大きく差があると実感しました。
指揮する側としては、新卒での会社に入ってから、また、その後の業界を変えた転職先でも、いくつかの現場で、パート・アルバイトさんに仕事を振る経験をしてきました。
今回は、パート・アルバイト、一時的な助っ人への依頼の仕方について、これまで心がけてきたことを踏まえて、ポイントをお伝えします。
手順書を作成
作業の方法を、各工程を細分化して、順番通りに、分かりやすい説明を心がけて、制作します。
難しい作業について
実際に作業している様子を動画に撮って、共有モニタで公開したり、スマホで見ることができるようにしましょう。例えば、特殊な紐の結び方を伝えるときは、映像で観ると分かりやすく、コツを音声説明できますし、繰り返し復習もしやすいので、動画はお勧めです。
手順書は見やすい場所に大きく掲示
手順書はメンバーが目につきやすい所に掲示しましょう。少し遠くからも分かるように大きいとなお良いです。野外など、掲示する場所が難しい環境などは、冊子を配る、スマートフォンに送るなどします。
任せる作業は予めセッティングして単純明解に
作業者がすべきことを、事前に、認識しやすいように環境を整備します。例えば、棚卸の際に、用紙の上から10番目までの項目はカウントしないという場合、口頭で、「10番目まではカウントしないでください」と口頭説明しているようなことありませんか？ このようなケースでは、10番目までのその箇所に、バツ印をつけて予め用意しましょう。枚数が多くて現実的で無い場合は、「上から10番目まではカウントしない」と、棚卸用紙のすぐ横にと大きく注意書きを置きます。このようにすることで、作業者は、何が不要で、すべき作業が明確になり、意図の食い違いや、作業ミスの可能性を軽減できます。
各作業を工程順に配置する
順番が分かりにくいと、あちこちに動いてしまい考える手間が生じて時間をロスしますし、ミスも起きやすくなります。それぞれの作業を、順番通りに並べて導線を整えます。順番については、作業者が感覚的にできるように整備しましょう。
分からないときの対応を明確にする
不明な点や、疑問が生じた際に、誰に（何処に）質問するかについても、予め周知しましょう。先ほど、手順書は大きく掲示とお伝えしましたが、手順書に記して良いと思います。
接客時に分からないとき
接客が伴う仕事においては、作業中にお客様から質問を受けることがあります。答えられるものは良いのですが、分からない場合、誰に確認するかは、予め周知されていることが前提ですが、お客様へのその場での応対です。例えば「大変申し訳ございません。ただいま確認して参りますので、恐れ入りますが、少々お待ちくださいませ。」のように伝える言葉を予め準備させます。
何時から何時までを明確にする
開始時間、休憩時間、終了時間は伝えていると思うのですが、終了何分になったら作業を終了して片付けを始めるについても、伝えます。
無理をしないように伝える
必要な取り組みと時間に集中して、それ以上は頑張り過ぎないで良いことを伝えます。気持ちよく頑張ってもらえるように声掛けをしましょう。
終了後は感謝を伝える
業務終了時は、メンバーに、よく頑張っていただきました。大変、助かりました。感謝しています。と、ねぎらいの言葉を、向き合って伝えましょう。終礼の場なら良いのですが、終礼が催されない状況の場合は、通りがかりに歩きながら言うのではなく、立ち止まって、向き合って伝えると良いです。私も言われた側としての経験があります。一日の終了時に、統括者から、立ち止まって感謝の言葉を頂いたときに、「頑張ってよかった。明日も貢献できるように尽くそう」と思ったものです。その短時間のやりとりが大きな動力に変えられるのです。
これまで述べてきたことは、できていて当たり前のように思います。ただし、私は、できていない現場を見てきました。当たり前と思う方は、そのように指揮できている、もしくは、管理された環境にいるということです。多くの職場が効率的に働きやすい整備されることを望みます。
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